Cómo calcular un presupuesto para las cortesías

junio 7, 2020
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Hoy hablaremos de un tema recurrente en la industria de la restauración, las cortesías, esta tradición bien utilizada puede convertirse en una herramienta muy eficaz de fidelización. Pero, si se usan mal, pueden llegar a ser toda una hemorragia que desangra tu negocio. Por eso es importante aprender cómo calcular un presupuesto para las cortesías.

Todos sabemos cómo funciona esto, ves a un cliente frecuente de tu bar o tu restaurante y a veces solo le envías una bebida de cortesía para agradecerle por hacer de tu local su hogar lejos de casa.

Puede ocurrir también, que te encuentres con una mesa de comensales que están pasando un rato agradable en tu restaurante y de pronto te das cuenta de que es su primera visita, por lo que decides mandar un bono de cortesía, como un aperitivo gratis, que pueden utilizar en su próxima visita.

Otro modo de hacer una cortesía es cuando, por alguna circunstancia, el servicio no cumple con las expectativas del cliente. O algo malo sucede y tienes que acercarte a la mesa para pedir disculpas, en esa situación es oportuno ofrecerles esa cuenta de cortesía.

Incluso algunos de ustedes tienen la costumbre de dar a sus empleados la comida gratis, u otro beneficio en el consumo en el restaurante, esto no está mal. Al contrario, es una muy buena estrategia. Pero si suman todas estas posibles ocasiones, les pregunto ¿conocen algún otro negocio que haga lo mismo con sus productos?

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Ser amable cuesta dinero, por eso debemos tener un presupuesto para las cortesías

La cuestión aquí es, que a todos nos gusta quedar bien, por eso utilizamos esta herramienta, muy personal, llamada la cortesía. Sin embargo, la realidad es que a veces se usa indebidamente. La mayoría de los restaurantes no establecen en su presupuesto una partida para estas cortesías.

Por eso es necesario ser claro en este punto. Es cierto que las cortesías pueden convertir una mala experiencia culinaria en una buena. Y, hacer a un cliente habitual en un gran fan de nuestro restaurante. Incluso, es verdad que, permitir que nuestro personal pueda disfrutar de una comida buena sin tener que gastar mucho dinero, puede ayudar a crear un clima de trabajo muy favorable.

Pero, ten en cuenta que una cortesía es dinero real, cuando tienes muchos regalos de cortesía porque los has considerado necesarios, pero no llevas una relación de cuánto has invertido, puedes llevarte una sorpresa al hacer el cierre de la contabilidad mensual, y descubrir que muchos euros no han entrado a tu cuenta en el banco.

Podrías pensar que está bien, ya que fue una decisión tuya, pero adivina qué significa no tener ese dinero, en muchos casos puede ser que incluso no tengas suficiente para cubrir la nómina, pagar cuentas o simplemente para tus ganancias.

Por dónde iniciar

Si bien dar las cortesías es una práctica normal en nuestra industria, debe hacerse de modo correcto. Para eso se debe establecer un presupuesto para estas cortesías. En éste debes tomar en cuenta el balance de tu negocio y establecer un monto que sea suficiente sin causar daño a las finanzas del restaurante.

Este presupuesto, o partida, para las cortesías debe salir del presupuesto de operación de tu negocio. Estos gastos deberían estar contenidos dentro de los costos de funcionamiento. Lo más apropiado es sacar un porcentaje mensual sólo para este rubro y apegarte a éste de un modo estricto.

Un monto adecuado para este tipo de gastos se debe establecer alrededor del 3% al 4% mensual de la operación de tu restaurante. Cualquier cantidad que exceda esta cifra puede resultar muy riesgosa para la salud financiera de tu negocio. En esta partida se debe incluir la atención de tus clientes regulares. También los gastos para los consentidos, arreglar una que otra cara y remediar los errores de la cocina o el servicio. Los descuentos en comida para los empleados y los gerentes, e incluso, una pequeña cantidad para marketing.

Si sientes que es poco, y crees que es necesario complementar el monto, puedes revisar la partida presupuestada de marketing y mover algunos puntos porcentuales a los descuentos. Claro, si es que usas promociones de descuentos como un componente principal de tu plan de marketing.

Por ejemplo, yo recomiendo tener un presupuesto de marketing de entre 2% y 4% mensual, si quisieras usar todo esto para descuentos, tendrías un presupuesto que podría estar alrededor de un 8% mensual para el desarrollo del branding de tu negocio, cuidar a tus clientes y aun así ganar dinero.

Después de hacerlo, debes controlar tu presupuesto para cortesías

Asegúrate de controlar tu presupuesto de cortesías. Sea cual sea el monto que consideras adecuado, debes controlar a diario y mensualmente el gasto ejecutado. Informa a tu gerente para que haga esta revisión de modo rutinario. Indícale el monto, el tipo de descuentos y la razón que está detrás de ellos.

Cuál es el motivo por el que se da un descuento u otro, y lo más importante, recuerda que cuando haces un descuento o hagas una cortesía, estás dejando de ganar dinero. Si las haces mal tendrás un desaguadero por el que se escapa tu dinero. Si lo haces bien, de modo organizado, tus cortesías pueden ayudarte a brindar una excelente experiencia culinaria, a generar un vínculo con tus clientes y con tus empleados, y mejor aún, seguir en el camino de ganar dinero con tu restaurante.